Como integrar dois sistemas

O que significa integrar dois sistemas?

Integrar dois sistemas é fazer com que eles troquem dados automaticamente, com regras definidas, sem que uma pessoa precise copiar informações de um para o outro. Um pedido registrado na loja virtual chega ao sistema de gestão; um pagamento confirmado no banco baixa o título no financeiro; um cliente cadastrado no CRM aparece no sistema de faturamento.

A integração não é apenas um "cabo" entre dois softwares. Ela é um pequeno sistema com responsabilidades próprias: buscar o dado, traduzi-lo para o formato que o destino entende, validar, entregar, confirmar a entrega e registrar o que aconteceu. Quando qualquer uma dessas responsabilidades é ignorada, o resultado aparece semanas depois, na forma de dados divergentes.

Quais são as formas de integrar dois sistemas?

Existem quatro formas principais de integrar sistemas, e a escolha depende do que cada sistema oferece e da urgência do dado.

Em muitos projetos, a solução combina mais de um método. Um webhook avisa que o pedido mudou de status, e uma chamada de API busca os detalhes. Se o conceito de API ainda não está claro, vale ler antes o artigo o que é uma API.

E quando o sistema não oferece nenhuma dessas opções?

Quando um sistema não tem API nem exportação de arquivos, restam alternativas menos confortáveis: leitura direta do banco de dados ou automação da interface, em que um robô opera as telas como um usuário faria. As duas funcionam, mas são frágeis. Uma atualização do fornecedor pode mudar a estrutura do banco ou o desenho da tela e interromper a integração sem aviso. Por isso, devem ser tratadas como último recurso e monitoradas de perto.

Quais são as etapas para integrar dois sistemas?

Um projeto de integração segue uma sequência relativamente estável, independentemente dos sistemas envolvidos.

1. Definir o objetivo e o fluxo de negócio

Antes de qualquer decisão técnica, é preciso descrever o que deve acontecer em linguagem de negócio. Por exemplo: "quando um pedido for pago na loja virtual, ele deve ser criado no sistema de gestão com os itens, o cliente e a forma de pagamento". Essa frase já revela quais dados trafegam, em que direção e qual evento dispara a troca.

2. Levantar o que cada sistema oferece

Nesta etapa são analisadas as documentações das APIs, os limites de requisições, os formatos aceitos, o modo de autenticação e a existência de ambiente de testes. Também é o momento de verificar questões contratuais: alguns fornecedores cobram pelo acesso à API ou o liberam apenas em determinados planos.

3. Mapear os dados, campo a campo

O mapeamento define, para cada campo de origem, qual é o campo correspondente no destino e qual transformação é necessária. É onde aparecem as diferenças: um sistema guarda o nome completo em um campo, o outro separa nome e sobrenome; um usa código interno de produto, o outro usa o código de barras; um aceita um endereço por cliente, o outro aceita vários.

4. Definir qual sistema é a fonte da verdade

Para cada tipo de dado, um dos sistemas precisa ser o dono. Se o cadastro de clientes pode ser alterado nos dois lados, é preciso decidir qual alteração prevalece em caso de conflito. Integrações em que os dois lados alteram o mesmo dado são possíveis, mas bem mais complexas.

5. Definir frequência, volume e tratamento de falhas

Aqui se decide se a troca é imediata ou periódica, quantos registros são esperados e o que acontece quando algo falha. Esta etapa costuma ser a mais negligenciada e a que mais pesa na qualidade final.

6. Desenvolver e testar em ambiente isolado

O desenvolvimento deve acontecer contra ambientes de teste dos dois sistemas, com dados que representem os casos reais: pedido com desconto, cliente sem CPF, produto inativo, cancelamento parcial. Testar apenas o caminho feliz garante surpresas em produção.

7. Implantar com acompanhamento

A entrada em produção deve ser acompanhada de perto nos primeiros ciclos, com conferência entre os dois sistemas. Quando há dados históricos a migrar, a carga inicial é planejada à parte.

8. Monitorar continuamente

Depois de implantada, a integração precisa de alertas e de um local onde seja possível ver o que foi trocado, o que falhou e por quê.

Como tratar falhas em uma integração?

Falhas em integrações não são exceção: são parte do funcionamento normal. Redes oscilam, sistemas ficam indisponíveis para manutenção e dados chegam fora do padrão. Uma integração confiável parte do princípio de que tudo isso vai acontecer.

Os mecanismos mais importantes são:

• Fila de mensagens: os dados a enviar ficam guardados até que a entrega seja confirmada. Se o destino está fora do ar, nada se perde.
• Novas tentativas com intervalo crescente: em caso de falha temporária, a integração tenta de novo após alguns instantes, aumentando o intervalo a cada tentativa para não sobrecarregar o sistema que está se recuperando.
• Idempotência: processar a mesma mensagem duas vezes deve produzir o mesmo resultado que processá-la uma vez. Sem isso, um reenvio gera pedido duplicado.
• Separação entre erro temporário e erro definitivo: indisponibilidade pede nova tentativa; dado inválido pede correção humana. Tentar de novo um dado inválido apenas repete o erro.
• Fila de pendências: o que não pôde ser processado após as tentativas vai para uma lista visível, com o motivo, para que alguém resolva.
• Registro de cada troca: data, conteúdo, resultado e identificador, para permitir auditoria e diagnóstico.

Quais erros mais causam retrabalho em integrações?

Os problemas mais frequentes em integrações têm origem em decisões que não foram tomadas, e não em dificuldade técnica.

• Cadastros divergentes. Se os produtos têm códigos diferentes nos dois sistemas e não existe uma tabela de correspondência, a integração não tem como funcionar. Sanear os cadastros costuma ser pré-requisito.
• Ausência de dono do dado. Quando ninguém define qual sistema prevalece, os dois passam a sobrescrever um ao outro.
• Ignorar os limites da API. Muitas APIs limitam a quantidade de requisições por período. Uma carga inicial que ignora esse limite é bloqueada no meio.
• Falhas silenciosas. Uma integração que falha sem avisar ninguém é pior do que nenhuma integração, porque a equipe confia em um dado que não chegou.
• Tratar só o caso comum. Cancelamentos, devoluções, alterações e estornos também precisam de fluxo definido.
• Esquecer os dados pessoais. Se a integração transporta dados de pessoas, ela entra no escopo da LGPD: é preciso trafegar apenas o necessário, proteger o transporte e controlar quem acessa os registros.

Ferramenta pronta ou integração sob medida?

Plataformas de integração prontas, conhecidas como iPaaS, oferecem conectores para softwares populares e permitem montar fluxos com pouca ou nenhuma programação. Elas são uma boa escolha quando os dois sistemas têm conector disponível, o volume é moderado e as regras são simples.

A integração sob medida passa a ser mais adequada quando:

• um dos sistemas é próprio, antigo ou pouco conhecido, sem conector pronto;
• as regras de negócio exigem transformações e validações específicas;
• o volume torna o custo por execução da plataforma pronta desvantajoso;
• é necessário controle detalhado sobre filas, novas tentativas e registros;
• a integração é crítica a ponto de a empresa não poder depender do roteiro de um terceiro.

Quando o obstáculo é o próprio sistema, que não oferece meios de integração e já limita a operação em outros pontos, a discussão deixa de ser sobre integração. Nesse caso, vale avaliar os critérios do artigo sistema legado: quando modernizar.

Como saber se a integração vale o investimento?

A integração vale o investimento quando o custo do trabalho manual, dos erros e do atraso na informação supera o custo de construir e manter a conexão. Para estimar, levante quantas pessoas fazem a transferência manual, com que frequência, quanto tempo leva e quais erros já ocorreram por digitação ou atraso. O mesmo raciocínio serve para priorizar entre várias integrações possíveis, como mostramos em quais processos automatizar primeiro.

Nem toda troca de dados justifica uma integração. Se a transferência acontece poucas vezes por mês, com poucos registros e sem consequência grave em caso de atraso, manter o processo manual pode ser a decisão correta.

Próximo passo

Se a sua empresa já identificou quais sistemas precisam conversar, o passo seguinte é levantar o que cada um oferece e desenhar o fluxo. No nosso serviço de integração de sistemas, começamos pelo mapeamento dos dados e das regras antes de definir a técnica. Para avaliar o seu caso, solicite um orçamento informando quais sistemas você usa e quais dados precisam trafegar entre eles.