Quais processos automatizar primeiro

O que significa automatizar um processo?

Automatizar um processo é fazer com que um software execute, sem intervenção manual, uma sequência de tarefas que antes dependia de pessoas. Isso inclui transferir dados entre sistemas, aplicar regras de decisão, encaminhar aprovações, gerar documentos e enviar notificações.

A automação não precisa cobrir o processo inteiro. Em muitos casos, o melhor resultado vem de automatizar as etapas mecânicas e manter as pessoas nos pontos em que há análise, negociação ou exceção.

A ordem em que os processos são automatizados importa. Começar pelo processo errado consome orçamento, gera frustração e compromete a disposição da empresa para os projetos seguintes. Começar pelo certo produz resultado visível e financia os próximos.

Quais características indicam um bom candidato à automação?

Um bom candidato à automação reúne a maior parte das características a seguir.

• É repetitivo e frequente. Acontece todos os dias ou várias vezes por semana, sempre da mesma forma.
• Segue regras claras. É possível descrever o que fazer em cada situação, sem depender de interpretação.
• Usa dados digitais e estruturados. As informações já estão em sistemas, planilhas ou formulários, e não em papel ou em mensagens de texto livre.
• Tem volume relevante. A soma do tempo gasto por todas as pessoas envolvidas é significativa.
• O erro tem consequência. Um dado digitado errado gera retrabalho, prejuízo financeiro ou insatisfação do cliente.
• Envolve transferência entre sistemas. Alguém copia informações de uma tela para outra.
• É estável. As regras não mudam a cada mês.
• Os sistemas envolvidos permitem acesso. Existem APIs, exportações ou outro meio confiável de ler e gravar dados. Se esse conceito é novo para você, explicamos em o que é uma API.

Um teste simples: se é possível escrever o passo a passo do processo de modo que uma pessoa recém-contratada o execute sem fazer perguntas, o processo provavelmente pode ser automatizado.

Quais processos não devem ser automatizados primeiro?

Alguns processos parecem bons candidatos, mas trazem risco alto para um primeiro projeto.

• Processos que ainda não estão definidos. Se cada pessoa executa de um jeito, não há o que automatizar. Primeiro é preciso padronizar.
• Processos com defeitos conhecidos. Automatizar um processo ruim apenas faz com que o erro aconteça mais rápido e em maior volume.
• Processos que dependem de julgamento. Negociações, análises de casos atípicos e decisões com muitas variáveis subjetivas pedem pessoas.
• Processos raros. Algo que acontece poucas vezes por ano dificilmente compensa o investimento, salvo quando o erro é muito grave.
• Processos prestes a mudar. Se há troca de sistema, mudança de legislação ou reorganização em andamento, vale esperar.
• Processos com muitas exceções. Quando a exceção é mais frequente que a regra, o esforço de automação se multiplica.

Como priorizar: a matriz de impacto e esforço

A forma mais prática de priorizar é avaliar cada processo em duas dimensões, impacto e esforço, e posicioná-lo em uma matriz.

Impacto considera o tempo total consumido, a frequência, o custo dos erros, o efeito sobre o cliente e o quanto o processo limita o crescimento.

Esforço considera a quantidade de sistemas envolvidos, a disponibilidade de APIs, a quantidade de exceções, a qualidade dos dados e a necessidade de mudar a rotina das pessoas.

Como pontuar cada processo

Para reduzir a subjetividade, atribua notas de 1 a 5 a cada critério e some os resultados por dimensão. Um conjunto possível de critérios:

As notas devem ser atribuídas com a participação de quem executa o processo. Gestores tendem a subestimar exceções e contornos que a equipe conhece bem.

Quais processos costumam ser bons primeiros candidatos?

Os exemplos a seguir são processos que, em empresas de diferentes portes, costumam reunir as características de um bom candidato. A lista é um ponto de partida para o levantamento, e não uma recomendação universal: a prioridade real depende da operação de cada empresa.

Vários desses exemplos são, na essência, integrações entre sistemas. O artigo como integrar dois sistemas detalha as etapas e os cuidados desse tipo de projeto.

Como levantar e mapear os processos?

O levantamento pode ser feito em poucas semanas, seguindo uma sequência simples.

1. Listar os processos por área. Pedir a cada equipe que descreva as tarefas recorrentes, especialmente as que envolvem copiar dados ou conferir informações.
2. Medir a situação atual. Registrar frequência, tempo gasto, número de pessoas envolvidas e erros conhecidos. Sem essa medição, não será possível comprovar o resultado depois.
3. Desenhar o fluxo real. Descrever o que acontece de fato, incluindo contornos e exceções, e não o que o manual diz que deveria acontecer.
4. Simplificar antes de automatizar. Eliminar etapas desnecessárias, aprovações redundantes e campos que ninguém usa.
5. Pontuar e posicionar na matriz. Aplicar os critérios de impacto e esforço.
6. Escolher um primeiro projeto pequeno. Preferir um ganho rápido, com começo e fim bem definidos.
7. Definir indicadores de sucesso. Estabelecer o que será medido após a implantação.

Quais erros evitar nos primeiros projetos?

Os erros mais comuns nos primeiros projetos de automação têm pouco a ver com tecnologia.

• Começar pelo processo mais complexo. O maior problema da empresa raramente é o melhor primeiro projeto. Um ganho rápido ensina a equipe e reduz a resistência.
• Não envolver quem executa. As pessoas que fazem o trabalho conhecem as exceções. Sem elas, a automação cobre apenas o caso ideal.
• Ignorar as exceções. Todo fluxo precisa prever o que acontece quando o caso não se encaixa: em geral, encaminhar para uma pessoa com o contexto necessário.
• Não definir um responsável. Depois de implantada, a automação precisa de alguém que acompanhe alertas e trate pendências.
• Não monitorar. Uma automação que para de funcionar sem avisar gera mais prejuízo do que o processo manual.
• Automatizar sobre um sistema que não comporta. Quando o sistema central não oferece meios de integração e já limita a operação, a automação vira uma sequência de contornos frágeis. Nesse caso, a discussão correta é a que apresentamos em sistema legado: quando modernizar.

Quando a automação não compensa?

A automação não compensa quando o volume é baixo, as regras mudam com frequência ou o custo de construir e manter supera o custo do trabalho manual e dos erros. Também não compensa quando o processo precisa, antes, ser redesenhado. Reconhecer esses casos evita investimentos que não se pagam e preserva o orçamento para os processos em que o ganho é claro.

Próximo passo

Com a lista de processos pontuada, o passo seguinte é detalhar os dois ou três primeiros colocados: sistemas envolvidos, regras, exceções e indicadores. No nosso serviço de automação de processos, partimos desse mapeamento para definir o que será automatizado e em que ordem. Para avaliar o seu caso, solicite um orçamento descrevendo o processo que mais consome tempo da sua equipe hoje.